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Office使用的100個(gè)技巧和提示 我們使用最多的軟件可能就是辦公軟件了——字處理軟件、電子表格軟件、電子郵件軟件和演示軟件，這比其他軟件的使用要多得多。在這類軟件中微軟的Office套件是最流行的。 但是要想節(jié)省時(shí)間非常困難；所有的那些菜單、工具條和按鈕看起來那么復(fù)雜，尤其是當(dāng)你第一次使用它們的時(shí)候。 如果你對微軟Office稍稍做一點(diǎn)鉆研，就會發(fā)現(xiàn)Office隱藏著快捷方式和竅門，這樣你就能夠更有效地利用這個(gè)軟件，讓你使用變得更加輕松。 我們?yōu)槟峁┝艘粋�(gè)100個(gè)最有用的提示和快捷方式，這里講解了Word，PowerPoint，Excel和Outlook使用中的一些竅門，它們可以幫助你更有效地使用Office軟件。 WORD 1. 日期 為了不讓W(xué)ord在你輸入的任何年份的后面自動添加當(dāng)前日期，比如說將“2004”改變成“2004-08-22”，進(jìn)入“插入”菜單，選擇“自動圖文集”，打開“自動更正”對話框，選擇“自動圖文集”，然后將“顯示有關(guān)‘自動圖文集’和日期的‘記憶式鍵入’提示”選項(xiàng)前面的勾勾掉。如果你將來需要重新使用自動圖文集功能，輸入縮寫，然后按F3鍵。 2. 個(gè)性化工具條 在Word 2002的“打開和保存”工具條中增加一個(gè)文件夾能夠幫助你快速檢索文件。在Windows 瀏覽器中找到你需要的文件夾，選中它，然后選擇“工具”菜單�，F(xiàn)在選擇“Add to My Places”。如果你是Word 2000的用戶，你可以在這里下載一個(gè)個(gè)性化插件。 3. 關(guān)閉快速保存 快速保存比起正常的保存快不了多少，它的目的并不是為了保存你的文檔，Word只是保存任何你添加到文件中的每一件東西。從文件中不會刪除掉任何東西，所以它的體積會十分巨大。最好是在“工具”菜單中關(guān)閉快速保存：進(jìn)入“工具”菜單，選擇“選項(xiàng)”，然后選擇“保存”，在對話框中將“快速保存”前面的勾去掉就可以了。 4. 不用鼠標(biāo)選擇格式 如果你經(jīng)常在Word中編寫相同格式的文檔，你會知道“格式”選項(xiàng)，它可以減少你為文檔設(shè)置格式的時(shí)間。你可以設(shè)置鍵盤快捷方式，這樣就不用使用鼠標(biāo)再去尋找這些功能。你可以按“工具”菜單，然后選擇“自定義”，然后按“鍵盤”按鈕，然后從左邊菜單中選擇需要的類別。 5. 設(shè)置后續(xù)樣式 如果你的文檔中，某一種樣式總是接在另一種樣式之后，比如說在某些樣式的標(biāo)題之后，正文總是另一種樣式，那么你就可以不用每一次都單獨(dú)編輯樣式，你只需要“格式”菜單中選擇“樣式”。然后選擇相關(guān)樣式，并按“更改”按鈕，然后從標(biāo)記為“后續(xù)段落樣式”的列表中再選擇另一樣式，就可以完成。 6. 繼續(xù)查找 為了查找某文本，按F3鍵，然后在“查找內(nèi)容”欄中輸入你所要查找的內(nèi)容，然后按回車鍵。你不需要一直打開這個(gè)窗口來查找下一處文本。點(diǎn)擊“取消”按鈕，然后你會發(fā)現(xiàn)右邊滾動條最下面的雙箭頭變成了藍(lán)色。你只需要按這雙箭頭按鈕，Word就會把你帶到下一處文本，查找上一處還是下一處文本取決于你是按向下還是向上的雙箭頭按鈕。 7. 自動更正 自動更正能夠幫助你在輸入的時(shí)候自動地修改文本，這對于糾正經(jīng)常會打錯的單詞來說是非常方便的功能。選擇“工具”菜單，然后在“自動更正”對話框中左邊的文本框中輸入一些文字。這樣無論什么時(shí)候只要你輸入這些文字，它們都會被同一行中右邊對話框中所顯示的文字代替。 8. 選擇大量文本 如果僅僅靠使用鼠標(biāo)，一次選擇很多段落的文本是很困難的，尤其如果你使用的是一臺速度很快的電腦，情況就更嚴(yán)重，文本會滾動得太快，你很難找到你想要的位置。但是你其實(shí)可以很輕松地完成這樣的文本選擇：你只需要將光標(biāo)位置放到文本起點(diǎn)，然后用滾動條或者鼠標(biāo)上的滾輪找到選定文本的終點(diǎn)，然后按住Shift鍵，將光標(biāo)點(diǎn)到文本終點(diǎn)的位置，選擇就完成了。 9. 方便的保存選項(xiàng) 如果你同時(shí)在制作幾個(gè)文檔，那么你可以不需要關(guān)閉Word就將他們?nèi)勘４妗Ｄ阒恍枰醋 癝hift”的同時(shí)，用鼠標(biāo)選擇“文件”菜單。你就會看見菜單中出現(xiàn)了一個(gè)新選項(xiàng)“全部保存”。還有另一個(gè)新選項(xiàng)，它是你能夠不用關(guān)閉Word程序就關(guān)閉所有的文檔，這就是“文件”菜單中的“全部關(guān)閉”選項(xiàng)。 10.簡單方便的格式調(diào)整 如果你需要創(chuàng)建好幾個(gè)外觀相似的文件，用“樣式”功能比你自己設(shè)置樣式的要方便得多。這能夠讓你能夠輕松調(diào)整所有文件的樣式。而且你還可以使用“格式刷”將格式從一個(gè)段落復(fù)制到另外一個(gè)段落。選擇你想要復(fù)制格式的文本段落，按“格式刷”按鈕（它位于Word工具條上），然后選擇你想要應(yīng)用該格式的文本，拖拽指針穿過你選擇的文本。 11. 文件片段 你可以在Word中創(chuàng)建“文件片段”，這是一種小塊的片段文件。在打開的Word文件中選擇你想要制作片段的文字，然后把它拖動到桌面上，你就會看到桌面上出現(xiàn)了一個(gè)文件片段的圖標(biāo)，它看起來確實(shí)像一個(gè)文件的片段。你可以在桌面上對片段進(jìn)行重命名或者重新排列，任何時(shí)候當(dāng)你在使用Word的時(shí)候，你都可以隨時(shí)把這些文本添加進(jìn)來。而在很多其他的程序中，你也可以使用它們。 12.即時(shí)更正 你可以不用等到你完成了整篇文章再修改錯誤，在輸入的過程中，就一邊輸入一邊進(jìn)行拼寫檢查。用鼠標(biāo)右鍵單擊下面被加了紅色下劃線的單詞，Word會彈出一個(gè)菜單，菜單里會列出系統(tǒng)認(rèn)為合適的修改方法。而且Word會在它認(rèn)為語法不當(dāng)?shù)脑~組下面加綠色下劃線，前面這種方法同樣也適用于這種情況。用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊這些詞組，Word會給出一個(gè)列有修改建議的菜單。 Word快捷鍵 |
