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2008-05-20 22:09 |
CAD電子文件歸檔管理淺談
在工程設(shè)計行業(yè)，設(shè)計生產(chǎn)的主要成果就是設(shè)計文件，CAD出圖率在有的單位或項目中已高達100％，但驗收歸檔管理還是沿用傳統(tǒng)的方法，只對紙質(zhì)進行驗收，電子文件散落在設(shè)計人員手中或簡單收集在一起，隨著時間的推移，電子文件逐漸丟失，各種信息被逐漸忘卻，再重復(fù)利用查找相當困難。而設(shè)計行業(yè)設(shè)計文件的重復(fù)利用率又比較高，所以CAD電子文件的歸檔工作就顯得更迫切。 $B+ 8Of
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一、CAD電子文件歸檔現(xiàn)狀 Xc ++b|k
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1.電子文件歸檔缺乏規(guī)范化、制度化 wKh4|Ka
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由于電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜，采用標準化的方法管理會更細致、周全、易于操作。目前電子文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明確的制度，執(zhí)行常常不到位。 sQ3 [<
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2.電子文件歸檔管理人員職責(zé)不明確 z9f-.72"X
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在實踐中我們發(fā)現(xiàn)，有些單位電子文件歸檔管理由計算機人員操作，有的由檔案管理人員管理。實踐證明電子文件的歸檔以及電子檔案的管理仍以檔案管理人員為主較好。因為檔案管理人員經(jīng)過多年實踐與培訓(xùn)，具備了相當強的業(yè)務(wù)能力，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎(chǔ)，而且由于電子計算機的普及，他們也基本掌握了簡單的數(shù)據(jù)庫知識和計算機的操作原理及特點，更清楚電子檔案與紙質(zhì)檔案的異同。而大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生。 c?Y*Y
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3.歸檔的電子文件質(zhì)量較差，內(nèi)容真實性無法保障，且缺乏可讀性 U)TUOwF
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有些單位僅處于坐等電子文件歸檔階段，且歸檔的電子文件僅從形式上進行鑒別，對其內(nèi)容的真實性、可讀性未把關(guān)，草率整理刻盤歸檔，致使歸檔的電子文件不齊全，內(nèi)容不真實，形成電子文件的背景信息及元數(shù)據(jù)未同時歸檔，無法提供可利用的資料。 1NFsb-<u
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二、CAD電子文件歸檔前瞻 t|?ez4/{z
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CAD電子文件是計算機輔助設(shè)計形成的產(chǎn)物，隨著計算機應(yīng)用的日益普及，大量電子文件不斷涌現(xiàn)，無紙化辦公是必然趨勢，及時、有效收集電子文件，科學(xué)管理電子檔案是廣大科技檔案工作者的職責(zé)。 u~N?N W Q
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1.CAD電子文件的特點 krxo"WgD
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信息的非人工識讀性。電子文件第一次使用了人工不可識讀的記錄符號——數(shù)字式代碼，對于這種經(jīng)過復(fù)雜編碼的“比特”人工無法破譯它的含義，只有通過計算機特定的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態(tài)，人才能識讀它。 ]OhiYU4
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信息對系統(tǒng)的依賴性。電子文件只有依賴于計算機系統(tǒng)，包括計算機硬件、操作系統(tǒng)和軟件，才具有生命力，才能發(fā)揮作用。 uh_RGM&
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信息的可變性。電子文件的增刪十分容易，不留痕跡，計算機系統(tǒng)中的靜態(tài)文檔被大量動態(tài)文檔所取代，動態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷地被更新或補充，以反映最新信息。 "V7K SO
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信息存儲的高密度性。電子文件的存儲密度大大高于以往各種人工可識讀的信息介質(zhì)，隨著技術(shù)的進步，電子介質(zhì)的存儲密度還將繼續(xù)加大。 OF>mF ~
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信息的可操作性。電子文件可以隨時適應(yīng)人們的需要，修改、調(diào)閱可以跨越時空界限。 ;] puq
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